Administrar tu local — bait club

Esto es para el dueño o el encargado del restaurante. Lo lees una vez cuando instalas, y después solo vuelves a la parte de conciliación.

Primero: hay DOS paneles y no son el mismo

Es la confusión número uno, así que va al principio:

Todo lo que en este manual diga "en el panel del club" lo hace el administrador. Si tú no entras ahí, no es un error ni te falta un permiso: se lo pides y le toma diez segundos. La única excepción es el caso del restaurante que tiene su propio club (el dueño es las dos cosas, el caso de La Cocina): esa misma cuenta entra a los dos paneles y hace todo sola.

Y el día a día no necesita ninguno de los dos: canjear, anular en 15 minutos, reimprimir y cerrar el día se hacen en la estación de la caja, sin escribir contraseñas.

Antes de partir: qué necesitas

• Un aparato para la caja: cualquier celular, tablet o PC con navegador e internet. No hay que instalar nada.
• Idealmente cámara (para escanear). Si tu caja es un PC sin cámara, tienes dos salidas igual de válidas, y las dos usan el mismo campo de "Buscar socio" (no hay una pantalla aparte para esto): un lector de códigos USB de los que se usan para códigos de barras —escribe solo el código del carnet en ese campo y la estación reconoce sola que es un carnet—, o buscar al socio por RUT, pasaporte, teléfono o nombre escribiéndolo ahí mismo.
• Una impresora térmica de 80 mm si quieres el voucher en papel (recomendado). Si no tienes, también se puede trabajar solo con el folio en pantalla.

Paso 0 — tu acceso al panel del local

Al panel del local (/local) no se entra con una clave que alguien te dicte: el administrador del club te invita por correo desde Locales → [tu local] → Equipo (eso es en el panel del club). Te llega un link de un solo uso (dura 7 días), lo abres, eliges tu contraseña y quedas adentro. Si nunca te llegó, pídeselo: le toma diez segundos.

¿Se te olvidó la contraseña? Entra a [dominio del club]/login y toca "¿Olvidaste tu contraseña?": te llega un correo para cambiarla. No hay que pedirle nada a nadie.

Lo que te llega antes de empezar

Tu local lo agrega al club el administrador. En cuanto lo agrega, el sistema te deja todo armado solo y te entrega una pantalla llamada "Deja lista la caja" con cuatro piezas, arriba de todo con un botón "Copiar el texto para mandárselo al local" con el código y los pasos listos para pegar en WhatsApp. Pídesela: es lo único que necesitas.

1. Código de apareo de tu primera caja (ya creada, se llama "Caja 1"). Son 8 caracteres tipo ABCD-2KLM y dura 72 horas. Se puede escribir con o sin el guion, en mayúsculas o en minúsculas: da lo mismo, así dictarlo por teléfono no falla.
2. Que el voucher salga sin ventana de impresión: la receta de 3 pasos (con botón "Copiar el comando") y un botón "Probar la impresora", que abre un tíquet de prueba de 80 mm.
3. PIN de encargado (4 dígitos). En esa misma pantalla el administrador toca Generar PIN y el número aparece una sola vez: anótalo en una tarjeta de bolsillo y guárdala. Si se pierde, toca Regenerar y el anterior deja de servir al tiro.
4. El cartel del local para imprimir.

Paso 1 — Aparear la estación de validación

La "estación de validación" es la pantalla que usa la cajera. Es una página web: se abre una vez y queda lista para siempre. No hay que crear nada: la caja ya existe, solo hay que aparearla con el aparato.

1. En el aparato de la caja, abre el navegador y entra a [dominio del club]/estacion. Como el aparato todavía no está apareado, la pantalla te lleva sola a pedirte el código: es la única dirección que tienes que recordar.
2. Escribe el código de apareo que te dieron (ABCD-2KLM). Con guion o sin guion, da lo mismo. ¿Se te venció? Se genera uno nuevo en un clic en el panel del club, y está en dos lugares que llevan a lo mismo: Locales → [tu local] → Estaciones → Generar código nuevo, o el botón Generar otro de la pantalla "Deja lista la caja". Pídeselo al administrador, o hazlo tú si el club también es tuyo.
3. Listo: el aparato queda apareado por 90 días y se renueva solo cada vez que se sincroniza. La cajera no escribe claves nunca más, ni al día siguiente ni el mes que viene.
4. Cuando el navegador pregunte si puede usar la cámara, di que sí.
5. Haz que abra a pantalla completa: en el menú del navegador, Agregar a pantalla de inicio (celular o tablet) o Instalar (Chrome/Edge en PC). Así la cajera la abre con un ícono, como cualquier programa.

Si tienes varias cajas, se crea una estación por cada una en el panel del club (Locales → [tu local] → Estaciones → Crear caja) y se aparea cada aparato con su propio código. Así después sabes por qué caja pasó cada canje. Si quieres que el garzón escanee en la mesa, es exactamente lo mismo: creas otra estación (ponle Garzón 1 o Salón) y apareas su celular con su propio código, con estos mismos pasos. Cada estación tiene su propio bloque de folios, y el voucher lo saca la caja: si imprimes por el agente sale solo en la térmica, y si imprimes por el navegador la cajera lo saca desde Canjes de hoy → Reimprimir, con el mismo folio.

El cierre del día es del LOCAL, no de cada caja: se cierra una sola vez y ese cierre suma todas tus cajas. Si la Caja 1 cierra a las 17:00 y la Caja 2 sigue vendiendo, no hay drama: los canjes que entren después salen en un cierre complementario, que la Caja 2 emite tocando Cerrar el día otra vez — el mismo botón pasa a decir "Emitir complementario" y sale solo con la diferencia.

Si pierdes el aparato o cambias de tablet: en el panel del club, Locales → [tu local] → Estaciones → Revocar esta caja. El aparato viejo deja de funcionar al tiro. (Si te lo devuelven, se vuelve a aparear con un código nuevo.)

Si se cae el internet: la caja sigue atendiendo, pero hace menos, y eso es a propósito. La estación avisa en naranjo que está sin conexión y cuántos canjes le quedan por subir.

• Sí se puede: buscar al socio por nombre, RUT o teléfono contra la lista que la estación tiene guardada, leer el carnet que está en Wallet (si ese canal ya está habilitado), y entregar el voucher con su folio definitivo (la caja baja bloques de 20 folios por club, ver "Sobre los folios"). No existen folios provisorios ni papeles que haya que re-emitir: el número del papel es el que va a quedar en el sistema.
• No se puede hasta que vuelva: el carnet guardado en la pantalla de inicio no se lee (se busca por RUT) —da lo mismo si se pasa con la cámara o con el lector USB: lo que no se puede leer sin internet es ese carnet, no el aparato; el de Wallet sí se lee por los dos caminos—, no se autoriza ninguna excepción con PIN, no se anula un canje, no se reimprime un voucher (se anota el folio a mano) y quien está en la nómina y nunca activó su carnet no aparece. El voucher sin conexión sale más corto y marcado * OFFLINE *.
• Sin conexión la estación no revisa días ni horarios del convenio. Si un canje quedó fuera de las reglas, se detecta al subir y queda marcado con el motivo escrito (por ejemplo "fuera de horario") en Conciliación, donde el filtro Revisar junta todo lo que quedó marcado. Ahí es donde se mira: si tú no entras al panel del club, pídele esa lista al administrador. El canje no se echa atrás: el cliente ya comió.

Cuando vuelve el internet, todo se ordena solo: los canjes suben con su mismo folio y no hay que hacer nada. Lo único que cambia: mientras a esa caja le queden canjes sin subir, ella no puede cerrar el día. Conéctate, toca Subir pendientes y cierra. Si el internet no vuelve esa noche, el sistema cierra el día solo a las 05:00 y al día siguiente, cuando la cola suba, la estación te ofrece sola el complementario de esa jornada (ver "Cierre de caja", punto 8).

Paso 2 — Elegir por dónde sale el voucher

Se elige al crear el local y se cambia cuando quieras en el panel del club (Locales → [tu local] → Salida del voucher).

Opción A — Agente de impresión bAIt (solo si tu local usa el POS de bAIt). Es lo más cómodo: el voucher sale por la misma impresora de la caja, sin ventanas de impresión ni nada que tocar. Eliges Agente de impresión y seleccionas la impresora de caja de la lista. Esta opción, y el selector de impresora, aparecen únicamente si tu local está vinculado a bAIt POS. Si no lo está —el caso de La Cocina y de todo el gremio—, la pantalla no te muestra ningún selector y tu salida es la Opción B (navegador 80 mm), que hace exactamente el mismo papel. Si la impresora no responde, la estación espera unos segundos preguntando por ella y después le ofrece a la cajera dos botones: Reintentar o Imprimir por el navegador. El canje ya quedó confirmado: la impresora nunca bloquea el beneficio.

Opción B — Impresora del navegador (la opción por defecto). El voucher se imprime desde el mismo aparato de la estación. Configúralo una vez:

• Tamaño de papel: 80 mm (o "rollo 80mm").
• Márgenes: ninguno / 0.
• Desactiva encabezados y pies de página.
• Escala: 100%.

Y lo que de verdad te va a ahorrar tiempo: que el voucher salga sin ventana de impresión. Ojo con esto, porque circula mal: la opción "Imprimir sin diálogo" no existe en Chrome ni en Edge. No la busques. Lo que sí funciona son estos tres pasos, y están también en la pantalla "Deja lista la caja":

1. En Windows, deja la impresora térmica como impresora predeterminada del sistema (Configuración → Bluetooth y dispositivos → Impresoras).
2. Crea un acceso directo en el escritorio llamado "Caja bAIt club", con este destino: "C:\Program Files\Google\Chrome\Application\chrome.exe" --kiosk-printing --app=https://[dominio del club]/estacion (en la pantalla "Deja lista la caja" hay un botón Copiar el comando, así no lo escribes a mano).
3. Abre la caja siempre desde ese acceso directo. Listo: el voucher sale solo, sin ventana y sin taps.

Si la cajera abre la estación desde el navegador normal, la propia estación te lo avisa con estos tres pasos. No te bloquea nada: solo vas a perder unos segundos en cada canje, que es justo lo que este sistema vino a evitar.

Opción C — Solo pantalla (si no hay impresora). El folio queda grande en la pantalla y la cajera lo anota a mano en la copia de la cuenta. Funciona, pero al cierre te toca cotejar a mano con la planilla de canjes del día. Sirve para partir el primer día; conviene pasar a A o B pronto.

Paso 3 — Probar tú mismo, antes de que llegue un cliente

Esto no lo puede hacer nadie por ti y toma 5 minutos. Es la prueba de que la instalación quedó buena.

1. Inscríbete tú como socio de un convenio de prueba (pídele al administrador del club un código de prueba, o usa el del piloto).
2. Guarda el carnet en tu celular y pásalo por la caja de verdad, con la cajera mirando.
3. Revisa las tres cosas: que el nombre salga grande y legible, que el voucher imprima completo y sin cortarse a los lados, y que se demore menos de 10 segundos.
4. Guarda ese voucher: es tu referencia de cómo tiene que salir.
5. Escanéate una segunda vez, un par de minutos después, para ver en vivo el rechazo por "ya lo usó hoy" (el mensaje real dice "Ya usó su convenio hoy"). Que la cajera lo vea antes de que le pase con un cliente vale más que cualquier explicación. (Si lo haces al tiro, dentro del primer minuto, la pantalla te muestra el canje que ya existía y te ofrece reimprimirlo: eso es la protección contra el doble escaneo, no el rechazo por límite.)
6. Cuando termines, entra a Canjes de hoy y anula los canjes de prueba al tiro, sin dejarlo para después: desde la estación tienes 15 minutos por canje. Si se te pasó el rato, los anulas tú desde el panel del local (/local) el mismo día.

Paso 4 — Dejar lista a la gente de caja

• Imprime el Manual de la cajera y pégalo junto a la caja.
• Muéstrale a cada cajera el escaneo del paso 3 de principio a fin, incluyendo el rechazo a propósito. Toma 3 minutos y evita el 80% de los problemas.
• El PIN de encargado es tuyo, no de la caja. Sirve para autorizar un caso puntual cuando el convenio dice "hoy no aplica" (queda registrado quién autorizó y por qué, y sale marcado en los reportes). Solo funciona con internet: sin conexión el botón no aparece. No lo pegues al lado de la caja ni se lo dejes anotado a la cajera: si lo sabe todo el mundo, deja de servir para nada.
• Deja claro quién es el contacto cuando algo falla (tú o el encargado de turno) y escríbelo en el manual impreso.

Día a día: tu conciliación

Lo del día a día se hace en la propia estación, sin entrar a ningún panel: Canjes de hoy y Menú → Cerrar el día. Eso es todo lo que necesita el local para cuadrar su caja.

Si además administras el club (el caso del restaurante que tiene su propio club), tienes la vista completa en [dominio del club]/admin → Conciliación, con el mes y todos tus locales. Si tu local es parte de un gremio, esa vista es del administrador del gremio y él te pasa el resumen del mes.

Canjes de hoy, en la estación:

• Cada canje con folio, hora, socio, convenio, beneficio y caja (la lista es de todo el local, con un interruptor Solo esta caja / Todo el local).
• Los canjes autorizados con PIN, los hechos sin conexión y los anulados salen marcados aparte.
• Botón Descargar CSV para tu contador o tu planilla.

N° de boleta y monto — quién los puede escribir y hasta cuándo. En V1 la cajera los anota a mano en el voucher; si además los quieres en el sistema, son dos campos editables en la lista de canjes:

Eso es a propósito: el arqueo de verdad se hace al día siguiente, con los papeles en la mano. Lo que anotes después del cierre queda marcado "anotado tras el cierre" y alimenta los reportes, pero el comprobante de cierre no se recalcula ni se reimprime — los folios y los conteos son inmutables, los montos no forman parte del cierre. No esperes un ticket nuevo. Pasados esos 7 días el campo deja de aceptar.

Los "no concretados" del día no aparecen en tu panel. Ni en la estación ni en /local vas a ver intentos, rechazos ni cuántos escaneos no terminaron en descuento: esa métrica vive en el panel del club, en Conciliación. Es donde se nota si algo quedó mal configurado en el convenio (por ejemplo, varios "hoy no aplica" a las 16:05 = el horario quedó corto). Si tú también eres el administrador de tu club —el caso de La Cocina—, entras con la misma cuenta; si no, se lo pides a quien administra el club.

Cierre de caja, en 30 segundos:

1. En la estación: Menú → Cerrar el día. El cierre es del LOCAL, no de cada caja: se hace una vez y suma todas tus cajas. Sale el comprobante con los totales y, por cada club en que participa tu local, su bloque de folios: el rango usado y los que quedaron sin usar, para que el contador no vea saltos raros.
2. Cuenta los vouchers en papel del turno y compáralos con ese comprobante.
3. Si calzan, adjuntas los vouchers y el comprobante al arqueo y listo.
4. Si no calzan: casi siempre es un voucher que no imprimió (usa Reimprimir, sale el mismo folio marcado COPIA N° 1) o un canje anulado. La lista te muestra los anulados aparte.
5. Si te dice "Tienes N canjes sin subir", esa caja estuvo sin internet: conéctate, toca Subir pendientes y vuelve a cerrar. No se puede "cerrar igual" a propósito: un comprobante emitido con canjes en el aire imprime totales que mañana no calzan, y ese papel ya quedó en la carpeta del contador.
6. Si nadie cierra el día —o si esa noche no volvió el internet y la caja no te dejó cerrar—, el sistema lo cierra solo a las 05:00 del día siguiente. El comprobante no se pierde: al día siguiente, en la misma pantalla de Cerrar el día, abajo aparece "Cierres recientes" con los últimos días y un botón Imprimir en cada uno. Lo tocas y sale el mismo papel que habría salido en la noche. Igual conviene cerrarlo tú: así el papel sale con tu nombre y con los vouchers todavía en la mano.
7. Si una caja siguió vendiendo después del cierre, ella emite un cierre complementario (el botón cambia solo a "Emitir complementario") con su propio rango de folios. El cierre original nunca se toca.
8. Y si los canjes de una noche sin internet suben al día siguiente —la jornada ya la cerró el sistema a las 05:00—, la estación te lo ofrece sola: al entrar a Menú → Cerrar el día aparece arriba un aviso "Entró 1 canje del [fecha]" con un botón aparte, Emitir complementario. Lo tocas y sale el papel de esa jornada, con esos canjes marcados en el papel en la línea "Recuperados de la cola". No hay que elegir fechas ni pedir nada especial: la estación solo te muestra las jornadas que quedaron con canjes nuevos después de su cierre, y si no hay ninguna, no aparece nada. Ese complementario de ayer no toca los folios de hoy: cuando volvió el internet, la caja repuso su bloque, y esa numeración queda intacta y disponible para la jornada de hoy.

Sobre los folios, para que el contador no se asuste:

• Los folios salen casi correlativos: cada caja reserva por adelantado un bloque de 20 folios por cada club (así puede imprimir aunque se caiga el internet) y cada canje consume primero de ese bloque, haya internet o no. Por eso el primer canje de tu local es LC-000001 y de ahí siguen uno tras otro.
• Lo que sobró del bloque al cerrar el día sale en el papel, en la línea "No usados" — los que hayan sobrado del bloque de 20 de esa caja: un día tranquilo pueden ser varios, y eso es normal.
• Al cerrar el día se cierran todos los bloques del local, de todas las cajas, y sus folios libres salen en esa línea. Una caja que siga vendiendo después pide un bloque nuevo, y lo que canjee sale en el cierre complementario con su propio rango.
• El comprobante viene partido por club, siempre, un bloque por cada club en que participa tu local. Si tu local está en dos clubes (el tuyo y el del gremio), son dos bloques con su propia numeración, cada uno con su rango y su línea de "No usados". Cada bloque cuadra solo y las numeraciones nunca se mezclan: el folio pertenece al club dueño del convenio.
• El voucher no lleva ningún QR de verificación. Para comprobar un papel suelto, el folio se busca en el panel del club, en Conciliación.

El número del mes (en el panel del club, o pídeselo al administrador del gremio): total de canjes, cuántos por convenio, cuántos socios distintos y cuántos volvieron.

Cosas que te van a preguntar

"¿Puedo tener el mismo local en dos clubes?" Sí, y es el caso normal: tu club propio y el del gremio. Cómo se hace: el gremio te dicta su código de club y ese código se pega en el panel del club, en la ficha de tu local (Locales → [tu local] → Sumar este local a otro club; el texto de ayuda dice "Pega el código que te pasó ese club. Mientras no lo aprueben, sus convenios no valen acá."). Es un campo y un botón, pero vive en /admin: si tú no entras ahí, pídeselo al administrador de tu club (y si el club es tuyo, lo haces tú mismo). Eso le deja una solicitud al administrador del gremio, que la aprueba con un tap. Mientras no la apruebe, si alguien escanea un carnet del gremio en tu caja la pantalla dice "Este local todavía no está aprobado en ese club" — no es un error tuyo, es que falta el tap. Si nadie responde en 14 días, la solicitud caduca y la puedes volver a pedir. Una vez aprobado, en la caja el socio muestra el carnet del club que corresponde: quien está en los dos tiene dos carnets (uno por club, cada uno con su marca) y cada uno se escanea por separado. Si te muestra el que no es, la pantalla dice "Este carnet es de otro club. Acá no aplica." y la cajera le pide el otro — sin drama, es un segundo. Lo demás no cambia, salvo que tu cierre del día trae dos numeraciones de folio, una por club.

"¿Puedo cerrar el convenio un día puntual?" Los días, horarios y feriados se configuran en el convenio y eso lo maneja el administrador del club. Si necesitas cortar un día, pídeselo a él.

"¿Y si una cajera no quiere pasar el convenio?" Va a quedar a la vista: el club ve los locales con convenio activo y cero canjes, ve el porcentaje de escaneos cancelados en la caja, y los socios pueden reportar un problema desde su carnet. Mejor conversarlo antes.