Kit de lanzamiento del piloto — bait club

Para quien coordina el piloto. Esto no es software: es lo que hace que el software sirva de algo.

La regla que ordena todo este kit: un convenio no fracasa por tecnología, fracasa porque nadie supo que existía o porque la primera visita salió mal. Todo lo de abajo ataca esas dos cosas.

Checklist de awareness

7 días antes — antes de que exista un solo socio

Ojo con el orden: primero el convenio, después el material. El material de difusión sale del convenio, así que hasta que el convenio no exista no hay nada que mandar a imprimir.

• Convenio creado y revisado línea por línea con el local: beneficio, días, horarios, límites, invitados.
• Horarios con holgura. Si el almuerzo termina a las 16:00, el convenio corta a las 16:30. El rechazo de las 16:05 es el que mata el programa.
• Encargado del local invitado por correo (Locales → el local → Equipo) y con su cuenta creada, para que pueda anular después de los 15 minutos y anotar montos.
• La estación apareada en cada caja del local, con la cámara autorizada y el ícono en la pantalla de inicio.
• Salida del voucher elegida y botón "Probar la impresora" tocado desde la pantalla "Deja lista la caja".
• Si el voucher sale por el navegador: la térmica como impresora predeterminada de Windows, el acceso directo "Caja bAIt club" creado con --kiosk-printing, y la caja abierta siempre desde ahí. Sin eso son un par de taps y unos segundos extra en cada canje, y el cronómetro de los 10 segundos no da.
• Prueba real de punta a punta: alguien del equipo del club inscrito como socio de prueba, escaneado en la caja de verdad, con la cajera mirando. Guarda ese voucher impreso: es tu referencia. Después anula los canjes de prueba.
• Segundo escaneo del mismo socio hecho a propósito, para que la cajera vea el rechazo en vivo.
• PIN de encargado generado con el botón Generar PIN de "Deja lista la caja" y entregado al dueño o encargado — anotado en una tarjeta, no pegado al lado de la caja.
• Manual de la cajera impreso y pegado junto a cada caja.
• Capacitación de 5 minutos con cada cajera del turno (guion más abajo).
• Contacto de emergencia escrito en el manual impreso (nombre y teléfono real).
• Material bajado desde Difusión, impreso y puesto en el local (ver especificaciones abajo).
• Un QR impreso probado con dos teléfonos distintos, parado donde va a estar el cliente.

Día del lanzamiento

• La empresa manda el correo de lanzamiento (plantilla 1 de la guía para la empresa).
• La empresa publica el mensaje en su grupo de WhatsApp o intranet (plantilla 2).
• Cartel y QR puestos en el local: entrada, caja y mesas.
• El local lo publica en su Instagram (una historia, con el QR).
• Alguien del equipo del club come en el local ese día y pasa su carnet por caja. En serio: la primera vez la ves tú, no un cliente.

Semana 1

• Día 1, al cierre: llama al local. Pregunta tres cosas: ¿escanearon?, ¿cuánto se demoraron?, ¿hubo algún rechazo?
• Día 3: revisa el panel. Si hay rechazos, mira el motivo y arregla la regla ese mismo día.
• Día 7: la empresa manda el recordatorio (plantilla 3).
• Anota literalmente lo que dijo la primera cajera que tuvo un problema. Esa frase vale más que cualquier métrica.

Semana 2

• Revisa el panel completo con los números de abajo.
• Reunión de 20 minutos con el local: qué funcionó, qué molestó, qué cambiarían.
• Manda el primer reporte a la empresa aunque los números sean bajos. La transparencia temprana compra paciencia.
• Decide: se ajusta, se amplía a más locales, o se corrige antes de seguir.

Materiales y especificaciones de impresión

De dónde sale el material: del CONVENIO, no del local. Un QR de enrolamiento sin convenio detrás no lleva a ninguna parte, así que el material se baja después de crear el convenio, desde Difusión (/admin/difusion): eliges el local y el convenio en dos selectores, y ahí tienes listas para imprimir las cuatro piezas que el sistema entrega en V1:

• el cartel del local, sin QR (sirve para cualquier convenio, va en la puerta o el mesón);
• la tarjeta del PIN de encargado, para recortar y plastificar;
• el cartel del convenio, con su QR de enrolamiento ya adentro;
• el resumen del convenio, una hoja en lenguaje simple para la empresa.

Ojo con el formato: el sistema no genera archivos PDF. Cada pieza se abre como una vista previa en el navegador con su propio botón Imprimir; si necesitas un archivo para mandarlo a la imprenta, usa Imprimir → Guardar como PDF del navegador. Si necesitas el QR como imagen suelta (para armar a mano un porta-mesa o un sticker), haz clic derecho sobre el QR de esa página → Guardar imagen.

Si un local tiene varios convenios, imprime un cartel por convenio o usa el cartel genérico del local (sin QR) y deja los QR con código en el mural de cada empresa. Un QR que lleva al convenio equivocado es peor que no tener QR.

Lo que el sistema entrega en V1 son esas cuatro piezas desde Difusión. Las otras tres (porta-mesa, sticker, pieza digital) se arman con el QR guardado, las plantillas de texto de este documento y la imprenta del barrio. No esperes un botón que las genere todas: si aparece, mejor, pero el piloto no se frena por eso.

Reglas de impresión del QR (si no se respetan, no escanea):

• Margen blanco alrededor del QR: deja al menos 0,5 cm de espacio limpio en los cuatro lados. Nada de texto ni logos pegados al borde.
• Contraste: QR oscuro sobre fondo claro, siempre. Nunca al revés, nunca sobre una foto, nunca en colores pastel.
• Resolución: imprime directo desde la vista previa de Difusión (o desde el PDF que guardaste de esa página). Si tienes que usar la imagen suelta, no la agrandes más allá de su tamaño natural. Un QR sacado de una captura de pantalla no sirve.
• Distancia de lectura: un QR se lee cómodo desde unas 10 veces su tamaño. Uno de 5 cm se lee a medio metro (mesa); uno de 8 cm se lee a 80 cm (caja y puerta).
• Papel: 250–300 g, mate. Brillante o plastificado brillante refleja la luz del local y arruina el escaneo. Si vas a plastificar, plastificado mate.
• Prueba obligatoria: antes de mandar a imprimir varias copias, imprime una y escanéala con dos teléfonos distintos, uno iPhone y uno Android, parado donde va a estar el cliente de verdad. Con la luz del local prendida.
• Abajo del QR siempre va el texto alternativo: [dominio del club]/unirse/[CÓDIGO]. Hay gente que no escanea QR y hay cámaras que fallan; con esa dirección entran igual, y sigue siendo un solo paso porque el código va adentro.

Plantillas de comunicación interna

Ya están escritas y listas para copiar:

• Para la empresa → guía para la empresa, plantillas 1 a 4 (correo de lanzamiento, WhatsApp, recordatorio a los 7 días, cartel de mural).
• Para los socios → manual del socio, versiones cortas de WhatsApp y correo.
• Para el local → manual de la cajera (impreso) y el guion de capacitación de abajo.

Guion de capacitación de la cajera (5 minutos, léelo tal cual)

"Vamos a partir con los convenios. Es simple: cuando alguien te diga que tiene convenio, antes de cobrar, le escaneas el código del celular. Acá en la pantalla te va a salir su nombre, de qué empresa viene y qué beneficio tiene. Si el nombre calza con la persona, confirmas y sale este papelito con un número.

Ese papelito es la prueba de que el descuento estaba autorizado. Le anotas el monto de la boleta y lo guardas con la cuenta, y al cierre lo entregas con el arqueo.

Tres cosas. La primera y la más importante: mira el nombre que sale en la pantalla y que calce con la persona que tienes al frente. Una foto de pantalla puede pasar el escaneo, así que lo que de verdad revisa eres tú, mirando el nombre. La segunda: no apliques descuento sin este papel. Y la tercera: si te dice que hoy no aplica, no es culpa tuya — léele el motivo tal como sale y ofrécele avisar al club, que es el botón de al lado. Si en algún caso hay que pasarlo igual, lo autoriza tu encargado con su PIN; ese PIN no es tuyo y no lo necesitas.

¿Probamos una? Escanéame a mí. Ahora escanéame de nuevo, para que veas qué pasa cuando alguien ya usó su beneficio del día."

Guion de 3 líneas para el garzón (solo si en tu local se escanea en la mesa)

"¿Tienes convenio? Déjame escanear tu carnet antes de traerte la cuenta. [escanea, mira el nombre en pantalla] Listo, ya quedó registrado. Se lo aviso a la caja para que te aplique el descuento."

Guion telefónico del día 1 (para el coordinador)

"Hola, ¿cómo les fue con los convenios hoy? Tres preguntas cortas: ¿alcanzaron a escanear a alguien? ¿Cuánto se demoraron más o menos? ¿Hubo alguno que no pasara? [Si hubo:] ¿Qué decía la pantalla?"

Qué medir las primeras 2 semanas

Solo seis números. Cinco salen solos del panel del club (ninguno hay que calcularlo a mano) y el sexto se lo preguntas a la cajera. Ojo con dónde vive cada uno: el porcentaje sobre la dotación es de la empresa, así que sale del reporte de la empresa, no del tablero.

Dos cosas que no son números pero se anotan igual:

• La frase textual de la primera cajera que tuvo un problema. Te dice exactamente dónde está la fricción.
• La reacción del primer socio al que le funcionó. Si dijo "ah, qué bueno" y siguió, está bien. Si dijo "¿y eso fue todo?", está perfecto.

Cómo se decide si el piloto funcionó

A las 4 semanas (no antes), con los seis números arriba:

• Se amplía si: 30%+ inscritos, 50%+ los usaron, no concretados bajo 10% y la cajera dice que es fácil.
• Se ajusta y se repite 2 semanas más si: los números están bajos pero el problema identificado es de difusión o de reglas del convenio (horario corto, límite mal comunicado).
• Se para y se revisa el diseño si: la caja es lenta, las cajeras lo evitan, o hay rechazos altos que no se explican por las reglas.