Administrar el club o el gremio — bait club

Esto es para quien administra el club: el dueño si es un solo restaurante, o el presidente o coordinador si es un gremio con varios locales. Todo se hace en [dominio del club]/admin.

Los cuatro conceptos, en una línea cada uno

• Club — tu marca. Un restaurante solo, o un gremio con varios locales.
• Local — cada lugar físico donde se escanea el carnet.
• Empresa — la contraparte del convenio (una empresa, un sindicato, un congreso).
• Convenio — el acuerdo entre tu club y esa empresa: qué beneficio, dónde, cuándo y para quién.

Un socio pertenece a un convenio, no a un local. Por eso el mismo carnet le sirve en todos los locales que ese convenio incluya. Y el carnet es de un club: quien esté en tu club y en el del gremio tiene dos carnets, uno con cada marca, y en la caja se escanea el que corresponde.

Tu club ya está creado. En V1 los clubes los damos de alta nosotros (bAIt) al momento de firmar: tú entras a configurarlo, no a crearlo. Si necesitas uno nuevo —por ejemplo el del gremio, además del de tu restaurante— nos lo pides y queda listo el mismo día. Si administras más de un club, arriba a la izquierda tienes un selector: eliges cuál estás mirando y todo el panel cambia con él.

Preparar el club (una sola vez)

Todo esto vive en Ajustes (/admin/ajustes), en tres pestañas: Identidad, Marca y Tiers y visitas. Ya viene con valores razonables: puedes dejarlo como está y afinarlo después.

Identidad: el nombre corto que va a ver el socio, y ahí mismo el texto de Términos que acepta al inscribirse (viene uno base editable; escríbelo corto y en simple). No hay casilla que marcar: el socio los acepta al tocar el botón de inscripción, con la línea "Al continuar aceptas los términos del club" y el link abajo.

Marca: sube el logo y elige los colores de la tarjeta. Al lado tienes la vista previa en vivo del carnet, del pase y de la cabecera del voucher. Igual, míralo en un teléfono de verdad antes de salir a la calle.

Tiers y visitas: acá viven los tiers y la fidelización, juntos.

• Tiers: tu club parte sin ninguno creado. Si es chico, con un tier "Base" te basta; si quieres diferenciar (Base, Plus, Oro, o los que quieras) los agregas acá. Regla que no se negocia: el tier lo pone el convenio, nunca cuánto gasta el socio.
• Regla de visitas: define a las cuántas visitas premias y con qué. Recomendación fuerte: entre 2 y 4 visitas. Más allá de eso la gente se desmotiva y deja de contar. También eliges si las visitas se cuentan por local o en todo el club (en un gremio, contar en todo el gremio es mucho más atractivo). Ojo con qué hace V1: el sistema cuenta las visitas y muestra el avance (en el carnet del socio y en el voucher: "Visita 3 de 4", y al llegar a la meta "¡Completaste tu [premio]!"). Todavía no emite el premio con su propio folio — cuando alguien llega a la meta, te aparece en el panel, en las alertas ("[N] socios llegaron a las [M] visitas", tu lista de premios por entregar), y el canje del premio lo coordinas tú con el local. Así que no prometas en el cartel algo que el sistema todavía no entrega solo.

No hay pestaña de Wallet, y es a propósito. Las credenciales de Apple y de Google son de la plataforma bAIt, una sola vez para todos los clubes: tú no subes ningún certificado ni tienes que sacar cuenta de desarrollador en ninguna parte. Lo único que cambia por club son tu logo y tus colores, que salen de Marca. Mientras un canal de billetera no esté habilitado, el botón no se muestra y el socio guarda el carnet en su pantalla de inicio: funciona igual, con el mismo QR. Cuando se habilite, los socios que ya están inscritos lo agregan en dos toques, sin volver a inscribirse.

Locales (/admin/locales): agrega cada local con nombre, dirección, contacto y RUT (el RUT es obligatorio: sin él no se puede armar el reporte a la empresa ni el arqueo). La lista de locales muestra si cada uno está vinculado a bAIt POS o no — de eso depende si más adelante puede usar el agente de impresión (ver el manual del local). Al guardarlo, el sistema crea sola la primera caja y te muestra la pantalla "Deja lista la caja", que junta las cuatro piezas que el local necesita: el código de apareo (8 caracteres tipo ABCD-2KLM, dura 72 horas), la receta de 3 pasos para que el voucher salga sin ventana de impresión (con botón "Copiar el comando") y un botón "Probar la impresora", el cartel del local y el PIN de encargado, que se crea ahí mismo con el botón Generar PIN: el número se muestra una sola vez (si se pierde, tocas Regenerar y el anterior deja de servir). Esa pantalla es lo que le mandas al dueño del local junto con el manual del local — tiene un botón "Copiar el texto para mandárselo al local".

Usuarios (/admin/usuarios) y Locales → [local] → Equipo: así se dan los accesos. A los administradores del club los invitas desde Usuarios; al encargado de cada local, desde Equipo de ese local. En los dos casos le llega un correo con un link de un solo uso (dura 7 días) donde crea su cuenta. No se reparten contraseñas por WhatsApp ni existen códigos de 6 dígitos. Si alguien olvida su contraseña, la recupera solo desde /login → "¿Olvidaste tu contraseña?": no tienes que reinvitarlo.

Crear una empresa e invitarla

1. Empresas → Nueva empresa. Nombre, RUT (opcional si es un congreso que no tiene), tipo (empresa, congreso, institución, sindicato u otro), el contacto que va a ser tu interlocutor (nombre, correo, teléfono) y la dotación. Toma 30 segundos.
2. La dotación no es relleno: pregúntala. Es "¿cuántas personas trabajan ahí?", y es el denominador de la métrica principal del piloto: cuántos de la empresa se inscribieron. Si no la sabes, déjala en blanco — pero entonces el reporte muestra solo "Inscritos" y "Usaron el beneficio" y nunca inventa un porcentaje. Se puede llenar después.
3. Guarda. Todavía no pasa nada: la empresa existe, pero no tiene convenio. Una misma empresa puede tener varios convenios contigo (el anual y el del aniversario, por ejemplo).
4. El material para la empresa se arma en Difusión, no en la ficha de la empresa. Cuando termines de crear el convenio (abajo), entra a Difusión (/admin/difusion), elige ese convenio en el selector, y ahí tienes listas para imprimir dos piezas:
   • el cartel del convenio, con su QR de enrolamiento ya adentro;
   • el resumen del convenio en lenguaje simple, una hoja con lo acordado — sirve de respaldo. Las dos se guardan como PDF desde el navegador con Imprimir → Guardar como PDF: el sistema no genera archivos PDF por su cuenta. Súmales la guía para la empresa de este mismo documento (con las plantillas de correo y WhatsApp ya escritas) y mándaselas juntas por correo a tu contacto. En V1 ese correo lo mandas tú, no sale solo.

Consejo: no mandes el kit hasta que el local esté listo para atender. Si la gente se inscribe y llega a un local donde la cajera no sabe nada, quemas el convenio en la primera visita.

Crear un convenio

Convenios → Nuevo convenio. Es una sola pantalla, 7 campos y un botón. No hay asistente ni pasos: el convenio típico —descuento en %, en todos tus locales, una vez al día, anual renovable, alta por código— se crea en menos de 3 minutos sin abrir nada más. Todo lo que negociaste se configura acá; nada se "programa".

Abajo, un botón Crear y activar y, en letra chica, Guardar como borrador (un borrador no valida nada ni acepta socios).

Lo que el sistema pone solo, escrito en una línea gris bajo el botón para que no te lleves sorpresas: aplica en todos tus locales (incluidos los que sumes después), todos los días y todo el horario, sin tope y sin cupo, la empresa ve solo totales sin nombres, y el encargado del local sí puede autorizar excepciones con su PIN. Cualquiera de esas cosas se cambia después, en Opciones avanzadas.

El beneficio se define acá adentro, en el campo 3. No hay una lista de beneficios aparte que armar primero. Eliges el tipo y escribes su valor:

Opciones avanzadas: todo lo demás, después de crearlo

Lo que no está en esos 7 campos vive en la ficha del convenio ya creado (Convenios → [el convenio] → Opciones avanzadas), repartido en cinco pestañas: Beneficio, Dónde y cuándo, Límites por socio, Alta de socios y Privacidad. Nada de eso te frena para crear el convenio: entras solo cuando lo negociado lo pide.

Esta es la lista completa de campos, con dónde está cada uno:

Cómo se inscribe la gente: código, nómina, o ambos

• Código: en la pantalla rápida eliges "Por código" y el sistema te propone uno editable (por ejemplo AGUAS26). Después, en Opciones avanzadas → Alta de socios, le puedes poner cupo (cuántas personas máximo), fecha de término y dominios de correo permitidos (ej. aguasandinas.cl). Es lo más rápido de lanzar. Si defines dominios, al socio le pedimos que se inscriba con su correo de la empresa y el sistema comprueba el dominio ahí mismo, apenas sale del campo: no se manda ningún código al correo, ni de 6 dígitos ni de ninguna clase. El control de pertenencia es el código + el cupo + el dominio, sin salir del formulario. Un correo de por medio son 45 a 90 segundos y ahí es donde la gente abandona. Puedes tener varios códigos por convenio (uno para el casino, otro para el evento), cada uno con su cupo y su vencimiento.
• Nómina: subes un CSV con la gente. Cada persona con correo recibe una invitación personal y se inscribe con un toque. Es lo que da mejor conversión, pero depende de que la empresa te pase la lista.
• Los dos a la vez: lo normal. Subes la nómina de los que ya tienes y dejas el código para los que faltan o entran después.

Un convenio de solo nómina igual tiene su link y su QR. No existe un convenio sin puerta de entrada: al crearlo, el sistema le arma siempre su código y su dirección [dominio del club]/unirse/<CÓDIGO>, y la invitación por correo manda ese mismo link (con un botón Reenviar en la ficha del convenio para los que no lo abrieron). Lo que cambia con "solo nómina" es que la página pide primero el documento y, si la persona no está en la lista, le dice "Tu RUT no está en la nómina de [empresa]. Escríbele a RR.HH." en vez de ofrecerle el formulario. Así el cartel, el correo y el código dictado por teléfono llevan todos al mismo lugar.

El CSV de nómina. Baja la plantilla nomina-ejemplo.csv desde la misma pantalla de carga y mándasela a RR.HH. tal cual: esa plantilla es el único ejemplo válido, y si algo de acá discrepa con ella, manda la plantilla.

• Las columnas son rut,nombre,email,telefono,identificador_externo,pasaporte.
• nombre es obligatorio siempre, y el documento también: va rut o pasaporte (para un congreso internacional, la gente sin RUT chileno entra por la columna pasaporte). email, telefono e identificador_externo son opcionales.
• Por qué el documento no se puede omitir: es lo que la persona escribe para activar su carnet y lo que la cajera usa para encontrarla cuando llega sin celular. Una fila sin documento crea a alguien que nunca se puede activar ni aparecer en la búsqueda de la caja.
• Da lo mismo si el archivo viene separado por comas o por punto y coma, con tildes o sin ellas, y si los encabezados dicen Correo, E-mail, Fono, Teléfono o RUN: se reconocen solos.
• Las filas con error no botan el lote. Entra todo lo que está bueno; lo que tiene problema queda aparte y lo bajas en un CSV con las mismas columnas más una columna error al final, para corregir en Excel y volver a subir. Botar 1.240 filas buenas porque 12 tienen el RUT mal escrito es hacerle perder la tarde a RR.HH.
• Antes de cargar, el sistema te muestra el preview — "[X] filas · [Y] se van a cargar · [Z] con problemas · [W] ya existían" — y recién ahí confirmas.
• Eliges entre "Agregar y actualizar" (lo recomendado, no da de baja a nadie) o "Reemplazar el padrón" (tienes que elegirlo a propósito).
• Qué pasa exactamente en modo reemplazo: los que no vienen en el archivo quedan fuera del padrón y, si ya se habían inscrito, su carnet pasa a suspendido con el motivo "fuera de la nómina" (eso es lo que lee la cajera). No es una baja definitiva: si la persona reaparece en un archivo posterior, su carnet vuelve solo a activo, sin que tengas que hacer nada. La baja de verdad la marcas tú a mano en Socios, y esa no vuelve sola. Un CSV mal exportado no puede dejar a 200 personas dadas de baja para siempre.
• Las invitaciones no salen solas: cuando tú quieras, tocas Invitar a los que tienen correo.

Cambiar un convenio andando

Puedes editar casi todo sin romper nada: los socios ya inscritos siguen igual y su carnet se actualiza solo en el celular (no tienen que hacer nada). Lo único que conviene avisar antes es si achicas el beneficio, recortas horarios o sacas un local: eso la gente lo nota al primer rechazo en caja.

Para cortar un convenio tienes dos botones, y hacen cosas distintas:

• Pausar — el convenio deja de aplicar en la caja desde ese momento, y los socios lo siguen viendo en su carnet como "en pausa". No toca a los socios: nadie queda suspendido, solo se reactiva cuando quieras (el botón pasa a decir "Volver a activar") y todo vuelve solo. Es lo que usas para cortar unos días o mientras renegocian.
• Cancelar convenio — se termina el convenio de verdad; te pide escribir el nombre exacto para confirmar, porque afecta a todos sus socios a la vez. Los carnets de ese convenio pasan a suspendidos de inmediato y el pase del celular se actualiza solo. Si después reactivas el convenio, solo vuelven a quedar activos los socios que quedaron suspendidos por esa cancelación — sin volver a inscribirse.

Y si simplemente llega su fecha de término, el convenio se marca vencido solo, sin que tengas que hacer nada. No borres convenios: pierdes el historial que respalda tus arqueos.

Leer el panel

Inicio te muestra cuatro números, una tarjeta de canjes, una tabla y las alertas:

• Inscritos — total y cuántos se inscribieron esta semana. Si esto no sube en la primera semana, el problema es de difusión, no del sistema (mira el kit de lanzamiento).
• Usaron el beneficio — socios distintos con al menos un canje en el período. Ojo: no es lo mismo que "Inscritos".
• Socios que volvieron — socios distintos con 2 o más canjes en el período. Es la métrica que de verdad importa: significa que el convenio está creando el hábito.
• No concretados — de cada 100 escaneos, cuántos terminaron sin descuento (y por qué).
• Canjes — tarjeta aparte, con tres números: hoy, esta semana, este mes.
• Tabla por local, con estas ocho columnas: Local · Canjes · Socios (distintos) · Intentos · No concretados · Autorizados (con PIN) · Búsqueda (validados por RUT o teléfono en vez de QR) · Offline (hechos sin conexión).
• Alertas arriba de todo, cuando corresponde. Son estas siete y ninguna más: "[Local] lleva [N] días sin canjes." · "[Local] canceló el [N]% de las validaciones este mes." · "[Local] acumula [N] reportes este mes." · "[Convenio] llegó al [N]% de su tope." · "[Convenio] vence el [fecha]." · "[Empresa]: solo [N]% de la dotación se inscribió." · "[N] socios llegaron a las [M] visitas." — esa es tu lista de premios por entregar (V1 te avisa quién llegó a la meta; el premio lo coordinas tú con el local, ver Tiers y visitas más arriba). Se calculan al abrir la pantalla y viven ahí: no se guardan, no se descartan y no te llega ningún correo ni notificación. Si quieres enterarte, tienes que entrar al panel — por eso el kit de lanzamiento te pide mirarlo el día 3 y la semana 2.

Los "no concretados": qué son y qué hacer con ellos

Son cuántos escaneos terminaron sin beneficio, de cada 100. Es tu semáforo.

Lo importante no es el número, es el motivo. Toca el porcentaje y se abre el desglose por columna Motivo. Sin el desglose el número acusa injusto, así que nunca decidas nada sin abrirlo:

• "Cancelado por la caja" manda → este es el que huele a local que no está honrando el convenio. El socio escaneó y alguien apretó Cancelar. Un local con 60% acá es una conversación, no una casualidad.
• "Hoy no aplica" manda (día, horario, feriado o local fuera de convenio) → el problema es tu regla, no el local ni la gente. Muy probablemente el horario quedó corto o la empresa entendió otra cosa. Amplía el horario o comunica mejor.
• "Límite ya usado" manda → la gente entendió que era ilimitado. Es un problema de comunicación: reenvía el mensaje con el límite bien claro.
• "No encontrado" manda → hay gente intentando usar un convenio en el que no está. Puede ser que la nómina esté incompleta, o que el código se filtró fuera de la empresa.
• "Membresía suspendida" manda → el convenio caducó o la empresa dio de baja a esa gente y nadie avisó. Renuévalo o comunícale a la empresa.
• Un motivo técnico (código inválido, firma que no calza) manda → no es tuyo: avísanos.

El caso más difícil: el local que ni siquiera escanea para no dar el descuento. Ese no genera no concretados, genera silencio. Se detecta con estas señales:

1. Locales con convenio activo y cero canjes hace 5 días o más → aparecen marcados en las alertas del panel. Llámalos.
2. Locales con muchos "Cancelado por la caja" → el desglose de arriba.
3. Avisos de socios y de cajas — cuando un socio toca "Reportar un problema" en su carnet, o la cajera toca "Avisar al club" en la estación, el aviso cae en Problemas (/admin/problemas) con el local, la fecha, el motivo, el folio si venía de un canje y un botón "Marcar como resuelto". Tres avisos del mismo local en un mes es una conversación pendiente, no una casualidad. Ahí solo se marca como resuelto: es una bandeja para enterarse y llamar, no para corregir canjes (un canje cerrado ya no se toca; si hay que compensar algo, lo descuentas a mano en el reporte del mes).

Dónde está cada número: Conciliación, Problemas y el reporte de la empresa

Son tres pantallas distintas y conviene no confundirlas:

Ojo con la palabra "Reportes": en el panel no hay una sección con ese nombre. Los informes viven en Conciliación y en la ficha de la empresa; la bandeja de avisos se llama Problemas.

Conciliación (/admin/canjes) es tu pantalla de análisis y la que usas en la reunión del gremio:

• Vista por local: canjes, socios distintos, no concretados y su motivo. Sirve para ver quién está honrando el convenio y quién no.
• Vista por convenio: canjes, socios que usaron, socios que volvieron, en el período que elijas.
• Buscar canje por folio exacto: escribe el folio de un voucher suelto (por ejemplo LC-000418) y te dice de qué local es, de qué fecha y si está vigente o anulado. Esa es la verificación de un papel — no existe ninguna página pública para eso.
• Filtro "Revisar": junta todo canje que quedó marcado, con el motivo en la columna Motivo: los que subieron sin conexión y no calzaban con las reglas (fuera de horario, convenio vencido o en pausa, membresía suspendida, socio pasado del límite), los que entró una caja que estaba revocada y los que traían el padrón viejo. Si un canje disparó más de un motivo, salen todos escritos, separados por punto y coma. Es la única pantalla donde eso se ve: sin conexión la caja no revisa días ni horarios a propósito, y acá es donde el sistema te lo devuelve para que lo mires. El atajo "Fuera de límite" sigue existiendo aparte.
• Descargar CSV con los filtros que tengas puestos. Abre derecho en Excel, con las tildes bien, y siempre trae el nombre del socio: son tus propios datos y sin nombre no cuadras nada.

El reporte que le mandas a la empresa

En V1 el reporte no sale solo: lo generas tú y lo mandas tú. Son dos minutos, pero alguien tiene que acordarse. Ponte un recordatorio mensual (día 1 o día 5, el que te acomode) y hazlo siempre, aunque el mes haya estado flojo: un reporte en cero también es información y te compra paciencia.

1. Empresas → [la empresa] → Generar reporte. El rango viene con el mes anterior puesto.
2. Arriba va el bloque de cobertura, con sus nombres exactos: Inscritos (cuántos tienen carnet, y qué porcentaje de la dotación son), Activaron (solo si el convenio usa nómina: de la nómina cargada, cuántos llegaron a sacar su carnet) y Usaron el beneficio (personas distintas con al menos un canje). Si no cargaste la dotación de la empresa, el porcentaje no aparece y no se inventa ninguno.
3. Abajo van los totales del período: cuántos canjes y cuántos socios distintos los hicieron. Sale con el nivel de detalle que pactaste en el convenio, y eso no se puede saltar desde acá:
   • En "Solo totales, nunca nombres": exactamente eso, sin ninguna tabla por persona.
   • En "El detalle por persona": además, una tabla con el nombre de cada socio, cuántas veces fue y la fecha de su última visita.
4. Descargas el CSV (para que la empresa lo procese) y tienes la página del reporte lista para imprimir, con la marca del club, que el navegador guarda como PDF si lo quieres en papel. El sistema no genera archivos PDF por su cuenta.
5. Botón Mandar el reporte, con un texto que puedes editar antes de mandarlo. El correo lleva el CSV adjunto y el link a esa página imprimible. Queda registrado qué mandaste, a quién y cuándo, en Empresas → Historial de reportes.

Si la empresa te pide el detalle por persona y el convenio está en "Solo totales": no se lo saques por un costado. Se cambia en el convenio, queda con fecha y responsable, y hay que avisarles a los socios, porque el texto que aceptaron al inscribirse decía otra cosa.